기장과 경리대행은 어디서 갈라지나

가장 흔한 오해는 “기장을 맡겼으니 경리 일도 같이 처리되는 것 아닌가”입니다.

기장의 목적은 정확한 신고입니다. 회사가 정리해 보내준 자료를 근거로 장부를 만들고, 부가가치세·인건비·법인세 신고를 처리합니다. 즉 기장은 자료가 정리되어 있다는 것을 전제로 움직입니다.

문제는 그 ‘정리’를 누가 하느냐입니다. 대부분의 회사에서는 대표님이나 직원 한 명이 통장 내역을 맞추고, 세금계산서를 끊고, 못 받은 대금을 챙깁니다. 경리대행은 바로 이 구간을 맡습니다.

정리하면, 기장은 끝난 일을 정리하고 경리대행은 진행 중인 일을 정리합니다. 대표님이 “숫자를 신고 때가 되어서야 알게 된다”고 느끼신다면, 부족한 것은 기장이 아니라 경리대행 영역입니다.

실제로 무엇이 대신 처리되는가

수앤조 경리대행에서 다루는 업무는 다섯 가지입니다.

1. 세금계산서 발행·수취 관리

매출이 발생할 때마다 발행하고, 받아야 할 계산서가 누락되지 않았는지 확인합니다. 수취 계산서 누락은 신고 시점에 가서야 드러나는 경우가 많고, 그때는 이미 되돌리기 어려운 상태인 경우가 있습니다.

2. 통장·카드 내역 정리

입출금 내역을 계정별로 분류하고, 사업 관련 지출과 그 외를 구분합니다. 이 작업이 밀리면 밀린 만큼 그대로 신고 직전에 몰립니다.

3. 미수금·미지급금 현황 관리

대부분의 회사가 가장 늦게 확인하는 숫자입니다.

• 미수금 — 매출은 잡혔는데 아직 들어오지 않은 돈. 얼마이고 언제부터 밀렸는지를 정리해 보고합니다.
• 미지급금 — 반대로 회사가 내보내야 할 돈. 언제 얼마가 나가는지를 미리 파악합니다.

매출이 늘어도 자금이 돌지 않는 회사가 있습니다. 원인은 대개 이 두 숫자의 시차입니다. 그런데 이 숫자는 대표님이 따로 챙기지 않으면 아무도 알려주지 않습니다. 장부에는 이미 매출로, 비용으로 잡혀 있기 때문입니다.

경리대행에서 이를 정기적으로 정리해 보고하는 이유가 여기에 있습니다. 세금의 문제가 아니라 회사 자금의 문제입니다.

4. 월 매출·비용 요약 보고

이번 달 매출이 지난달보다 얼마나 늘었는지, 비용은 어디서 늘었는지를 정리해 전달합니다. 결산 때 한 번 보는 숫자가 아니라, 판단할 수 있는 시점에 보는 숫자입니다.

5. 정기 가결산 및 예상세액 안내

앞의 네 가지가 지난 일을 정리하는 것이라면, 이것은 앞으로 일어날 일을 미리 보는 것입니다.

기중에 장부를 미리 마감해보면, 지금까지의 실적으로 세금이 대략 얼마나 나올지 가늠할 수 있습니다. 신고 기한에 가서 금액을 통보받는 것과, 몇 달 전에 예상 범위를 알고 자금을 준비하는 것은 전혀 다른 상황입니다.

세금은 확정된 뒤에는 손댈 수 있는 것이 거의 없습니다. 판단할 수 있는 시점은 항상 그 이전입니다.

핵심은 ‘범위’가 아니라 ‘주기’다

경리대행을 비교하실 때 대부분 무엇을 해주는가를 보십니다. 하지만 실제로 서비스의 성격을 가르는 것은 얼마나 자주 하는가입니다.

같은 ‘통장 정리’라도

• 월 1회 정리하면 → 문제를 한 달 뒤에 확인하게 됩니다.
• 매주 정리하면 → 문제를 그 주에 확인하게 됩니다.

같은 ‘미수금 보고’라도

• 월 1회면 → 이미 두 달 밀린 대금을 이제야 확인합니다.
• 매주면 → 밀리기 시작한 시점에 확인합니다.

담당자와의 소통 주기도 마찬가지입니다. 물어봐야 답이 오는 구조와, 정해진 주기에 먼저 정리되어 오는 구조는 다릅니다.

수앤조가 경리대행을 주기 중심으로 설계한 이유가 이것입니다. 정리 주기가 곧, 대표님이 회사의 숫자를 확인할 수 있는 시점을 정하기 때문입니다.

우리 회사는 어느 주기가 맞나

수앤조 경리대행은 관리 주기에 따라 네 가지 구성으로 나뉩니다. 어떤 구성이 맞는지는 다음 네 가지로 대략 판단하실 수 있습니다.

① 월 거래 건수

거래 건수가 많을수록 정리가 밀렸을 때 회복 부담이 커집니다. 월 수십 건 이상이라면 월 1회 정리는 사실상 ‘몰아서 하기’가 됩니다.

② 세금계산서 발행 빈도

발행이 상시로 일어나는 구조라면 정리도 상시여야 합니다. 월말에 몰아서 발행하는 구조라면 주기를 낮춰도 무리가 없습니다.

③ 외상거래(미수금)의 비중

현금·카드 위주라면 미수금 관리 부담이 적습니다. 반대로 세금계산서 발행 후 대금이 나중에 들어오는 구조라면, 미수금 보고 주기가 곧 자금 관리 주기가 됩니다.

④ 대표님이 숫자를 확인하고 싶은 주기

가장 중요한 기준입니다. 분기에 한 번 봐도 되는 회사가 있고, 매주 봐야 판단이 서는 회사가 있습니다. 여기에 맞추는 것이 맞습니다.

정확한 구성과 비용은 거래 구조를 확인한 뒤에 안내드립니다. 회사마다 거래 건수와 정리 부담이 크게 다르기 때문에, 일률적으로 말씀드리는 것이 오히려 부정확합니다.

각 구성에 포함되는 업무는 경리대행 서비스 소개에서 확인하실 수 있습니다.

맡긴 뒤에도 대표님이 봐야 할 숫자

경리대행을 맡긴다는 것은 숫자에서 손을 떼는 것이 아니라, 숫자를 보고받는 구조로 바꾸는 것입니다.

수앤조는 매월 카카오톡으로 세무리포트를 전달드립니다. 매출과 비용, 남은 이익, 그리고 앞으로 나갈 세금이 어느 정도인지를 정리해 보내드립니다.

대표님이 자료를 요청해야 받는 구조가 아니라, 정해진 주기에 먼저 도착하는 구조입니다. 1989년부터 2대가 이어오면서 만든 기준이 이것입니다. 먼저 알려드리는 것.